Uzņēmums izraksta rēķinu/pavadzīmi par klienta nopirkto preci. Vai rēķinā/pavadzīmē ir obligāti jānorāda apmaksas summa arī ar vārdiem?
Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību un kurā ietverti Grāmatvedības likumā (GL) noteiktie dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu.
Lai dokuments un darījums tiktu atzīts par notikušu, dokumentu noformēšanai jāievēro trīs normatīvo aktu prasības:
- GL 11.panta 5.daļa;
- Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.877 "Grāmatvedības kārtošanas noteikumi" 5.nodaļas 5.1.apakšnodaļā aprakstītās prasības par attaisnojuma dokumentu, kuru sagatavo attiecībā uz precēm un citām materiālajam vērtībām un pakalpojumiem. Toties preču piegāžu dokumentu prasības izskaidrotas 6.nodaļā;
- Pievienotās vērtības nodokļa likuma (PVN likums) un 126.pants.
Zemāk ir detalizēta informācija par prasībām likumos par dokumenta noformēšanu – kādiem jābūt rekvizītiem, kādai informācijai par saimniecisko darījumu jābūt iekļautai.
Rekvizīti saskaņā ar GL
Atsaucoties uz GL 11.panta 5.punktu, attaisnojuma dokumentam ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:
- attaisnojuma dokumentam ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:
- dokumenta veida nosaukums;
- dokumenta datums;
- dokumenta numurs;
- ziņas par uzņēmumu, kas ir saimnieciskā darījuma dalībnieks, kurš savā vārdā izdod dokumentu (dokumenta autors);
- dokumenta autora nosaukums (komercsabiedrībai, individuālajam komersantam – firma), reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;
- ja dokumenta autors ir tāda fiziskā persona, kas veic saimniecisko darbību, bet nav individuālais komersants, – vārds un uzvārds, nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;
- ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt citus saimnieciskā darījuma dalībniekus, ja tādi ir (norāda tādas pašas ziņas, kādas šīs daļas 4.punktā noteiktas attiecībā uz dokumenta autoru);
- ja cits saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, kas neveic saimniecisko darbību, – vārds un uzvārds. Personas kodu (ja personai tāds piešķirts) norāda pēc šīs personas pieprasījuma vai ja tas izriet no citiem normatīvajiem aktiem;
- atbildīgās personas paraksts.
Atsevišķiem dokumentiem ir noteikti papildu rekvizīti, kuri ir atrunāti PVN likumā un noteikumos par grāmatvedības kārtošanu.
MK noteikumos noteiktie rekvizīti
Izrakstot pavadzīmes un rēķinus, papildus GL jāievēro MK noteikumi Nr.877, kuros aprakstītas prasības attaisnojuma dokumentam, kuru sagatavo par precēm un citām materiālajam vērtībām un pakalpojumiem. Apskatīsim papildu rekvizītus attaisnojuma dokumentos.
Saimnieciskā darījuma aprakstā un pamatojumā norāda:
- preces vai pakalpojuma nosaukumu;
- attiecīgā saimnieciskā darījuma vai darbības aprakstu (piemēram, preču piegāde (pārdošana) citam uzņēmumam, pārvietošana starp uzņēmuma pastāvīgajām darbības vietām (uzņēmuma struktūrvienībām) vai personām, kas atbild par konkrētu preču saglabāšanu, pakalpojuma sniegšanu).
Saimnieciskā darījuma mērītājos norāda:
- mērvienību un daudzumu;vienas vienības cenu;
- saimnieciskā darījuma novērtējumu naudas izteiksmē;
- piešķirtās atlaides, ja tādas ir;
- no saimnieciskā darījuma novērtējuma naudas izteiksmē aprēķinātos nodokļus (pievienotās vērtības nodokli, akcīzes nodokli, dabas resursu nodokli), ja tādi ir;
- saimnieciskā darījuma novērtējumu naudas izteiksmē kopā ar nodokļiem.
Preču piegādes dokumentiem (dokumentiem, kuri apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu) arī jābūt atsaucei uz citu dokumentu (ja tāds ir), kurā atrodama informācija, kas nepieciešama saimnieciskā darījuma novērtēšanai naudas izteiksmē, piemēram, attiecīgs līgums.
Rekvizīti saskaņā ar PVN likumu
Uzņēmumiem, kas tiek reģistrēti pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātāju reģistrā, par katru darījumu ir jāizraksta PVN rēķins (tas varētu būt gan rēķins, gan pavadzīme, kases čeks, kvīts, biļete u.c. attaisnojuma dokumenti). Visos izrakstītajos un saņemtajos attaisnojuma dokumentos jānorāda PVN maksātāja kods.
Prasības par nodokļa rēķinu noformēšanu un lietošanu reglamentētas PVN likumā. PVN likuma 125.pantā noteikti rēķinā norādāmie rekvizīti:
- nodokļa rēķina izrakstīšanas datums;
- nodokļa rēķina vienas vai vairāku sēriju kārtas numurs, kas unikāli identificē nodokļa rēķinu;
- preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja juridiskās personas nosaukums un reģistrācijas numurs Valsts ieņēmumu dienesta (VID) PVN maksātāju reģistrā;
- preču vai pakalpojumu saņēmēja juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds) un juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta);
- reģistrācijas numurs VID PVN maksātāju reģistrā vai citas dalībvalsts nodokļa maksātāju reģistrā;
- preču piegāde vai pakalpojuma sniegšana;preces vai pakalpojuma nosaukums, daudzums un mērvienība;
- preces vai pakalpojuma cena (vienas vienības vērtība bez nodokļa);
- piemērotās atlaides, ja tās nav atskaitītas no vienas vienības vērtības;
- piemērotā nodokļa likme, kā arī atsauce uz likuma pantu, saskaņā ar kuru ir piemērojama PVN procentu likme;
- aprēķinātā nodokļa summa;
- darījuma kopsumma bez nodokļa un kopsumma.
Atbilstoši PVN likuma 126.pantam par darījumu iekšzemē, kura vērtība bez nodokļa ir mazāka par 150 eiro, reģistrētam nodokļa maksātājam ir tiesības izrakstīt vienkāršoto nodokļa rēķinu, kurā ietverta šāda informācija:
- nodokļa rēķina izrakstīšanas datums;
- preču piegādātāja vai pakalpojumu sniedzēja un saņēmēja juridiskās personas nosaukums (fiziskajai personai – vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai – deklarētā dzīvesvieta), kā arī PVN maksātāja numurs;
- preces nosaukums vai pakalpojuma veids un daudzums;preces vai pakalpojuma cena (ar nodokli vai bez nodokļa) un darījuma kopsumma (ar nodokli vai bez nodokļa);
- nodokļa likme un aprēķinātā nodokļa summa.
Par vienkāršoto nodokļa rēķinu var izmantot kases čeku vai citu dokumentu, kurā nav norādīta pilnīga informācija. Tādā gadījumā tam pievieno attaisnojuma dokumentu, kurā ir norādīts kases čeka vai cita dokumenta datums, numurs un trūkstošie rekvizīti.
Ja darījuma vērtība bez nodokļa ir mazāka par 30 eiro, tad par PVN rēķinu var izmantot dokumentu, piemēram, kases čeku vai citu dokumentu, kurā var nebūt informācija par preču vai pakalpojumu saņēmēju. Tāds dokuments apliecina samaksāto nodokli un naudas izdevumus, bet nav attaisnojuma dokuments. Tāpēc čekus vai citus dokumentus par nelielām darījumu summām pievieno attaisnojuma dokumentiem, piemēram, avansa norēķiniem.
Izvērtējot prasības par dokumentu noformēšanu, varam secināt, ka nevienā normatīvajā regulējumā nav paredzēts, ka summai jābūt norādītai ar vārdiem. Arī PVN likuma 125.pantā, kurā noteikts nodokļa rēķina saturs, nav šādas prasības. Tādējādi tā ir uzņēmuma brīva izvēle – norādīt summu ar vārdiem vai nē.
Avots: iFinanses