Kā pareizi saskaņot dokumentus e-pasta, lai tie, nepieciešamības gadījumā, kalpotu kā pierādījums
Dokumenta satura saskaņošana ir svarīgs un atbildīgs posms jebkāda veida darījumā, jo dokumenta autori ir atbildīgi par dokumenta saturu. Turklāt no atbildības viedokļa nav svarīgi, kādam mērķim šis dokuments tiks izmantots – nosūtīts valsts iestādēm vai privāttiesiskas attiecību risināšanā. Tomēr ir atšķirība, kurai iestādei vai personai dokuments tiks adresēts – tieši šis faktors ietekmē to, kādi noteikumi un vadlīnijas dokumenta sagatavošanai un saskaņošanai tiks izmantoti.
Dokumentu skaņošana ar publisko personu
Par juridiski saistošiem atzītu dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība ir aprakstīta Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība". Šī kārtība ir obligāti jāievēro, gatavojot dokumentus saskaņošanai valsts vai pašvaldību iestādēs. MK noteikumu Nr.558 6.punktā ir noteikts, ka elektroniskajiem dokumentiem jāpiemēro tādas pašas izstrādāšanas un noformēšanas prasības kā parastajiem rakstveida dokumentiem, protams, ja ir iespēja nodrošināt šo kārtību tehniski.
MK noteikumu Nr.558 30.punktā noteikts, ka pamatā dokumentu apstiprina, parakstoties uz apstiprināmā dokumenta. Izņēmumi ir gadījumi, kad tiek pieņemts lēmums organizācijas koleģiālās institūcijas sēdē. Atbilstoši noteikumu 33.punktam uz dokumenta, kuru nepieciešams apstiprināt, ir jāuzraksta vārds "Apstiprinu", amatpersonas pilns amata nosaukums, tās paraksts un atšifrējums, datums, un atsevišķos gadījumos nepieciešams arī zīmoga nospiedums.
Ņemot vērā, ka MK noteikumi Nr.588 nosaka, ka apstiprināšanas kārtību var piemērot arī elektroniskajiem dokumentiem, tos var saskaņot, piemēram, sagatavojot atsevišķu digitālo dokumentu (piemēram, "Word" failu), kurā ir nepieciešams ietvert noteikumu 33.punktā minētos rekvizītus. Tas pēc tam tiek parakstīts kopā ar saskaņojamo dokumentu vienā failā ar drošu elektronisko parakstu.
Papildus jānorāda, ka MK noteikumu Nr.558 79.- 83.punkts nosaka īpašu kārtību, ja normatīvajos aktos ir paredzēts saskaņot pārvaldes dokumentu ar citu organizāciju. Tādā gadījumā dokumentā noformē saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu.
Dokumentu skaņošana ar privātpersonām
Lai arī atsevišķi MK noteikumu Nr.558 punkti ir attiecināmi arī uz privātpersonu dokumentiem (lai tie iegūtu juridisko spēku), jautājums par dokumentu saskaņošanu starp privātpersonām ne vienmēr ir pakļauts tik pat stingrām saskaņošanas prasībām kā publisko personu dokumenti. Atšķirība ir tajā, ka – privāttiesisko līgumu slēgšanā pastāv līguma formas izvēles brīvība, ja vien speciālos normatīvajos aktos nav paredzētas īpašas prasības kādam noteiktam līguma veidam.
Svarīgi uzsvērt, ka Latvijā nav izstrādāts speciāls likums, kas regulē dokumentu noformēšanas un saskaņošanas kārtību starp privātpersonām elektroniskajā vidē, lai nepieciešamības gadījumos tos varētu izmantot kā pierādījumus, piemēram strīdus gadījumā tiesā.
No praktiskās puses, varam aplūkot piemēru – dokumentu plānots saskaņot starp divām vai vairākām pusēm, kam jāvienojas par tā gala versiju. Katram līgumslēdzējam ir savs redzējums par līguma gala versijas saturu. Katra puse ierasti piedāvā savus līguma satura noteikumus, nosūtot tos otrai pusei. Pēc tam otrs līgumslēdzējs parasti koriģē pirmā līgumslēdzēja piedāvātā līguma noteikumus. Ja starp abām pusēm notiek komunikācija rakstveidā, ar e-pasta starpniecību, ir svarīgi izsekot pušu piedāvātajām izmaiņām līguma noteikumos un saprast visu izmaiņu būtību. Apjomīgos dokumentos tas var būt izaicinājums – pastāv liela iespēja, ka tiek nepamanīta kāda šķietami sīka, bet būtiska izmaiņa līguma saturā.
Lai izvairītos no situācijas, kad e-pasta tekstā savstarpēji ir saskaņotas izmaiņas konkrētos līguma punktos, bet šīs izmaiņas nav atspoguļotas pašā līguma tekstā, svarīgi ir sākotnēji vienoties par to, kā līguma projekta tekstā tiks atspoguļotas izmaiņas. Ērti to darīt ir, izmantojot attiecīgās platformas izmaiņu reģistrēšanas funkciju ("Word" gadījumā – "Reģistrēt izmaiņas" ("Track Changes")). Papildus, lai izsekotu izmaiņām līguma projektā, var izmantot arī salīdzināšanas funkciju, kas ļauj lai salīdzinātu dažādas dokumenta projekta versijas. Arī brīdī, kad tiek atsūtīta dokumenta gala versija, ieteicams vēlreiz pārliecināties, vai, neinformējot otru pusi, nav grozīti kādi jau iepriekš e-pasta sarakstē atrunāti līguma noteikumi.. Arī šādā situācijā lietderīgi ir izmantot salīdzināšanas funkciju, salīdzinot gala versiju ar priekšpēdējo dokumenta versiju.
Liela apjoma dokumentos, ieteicams strīdus punktus saskaņot arī e-pasta tekstā, lai saglabātu papildu pierādījumus par to gala versiju. Tāpat ieteicams attiecīgos strīdus punktus salīdzināt ar piedāvātā dokumenta gala versiju. Pēc pēdējās dokumenta versijas saskaņošanas dokumentu pirms parakstīšanas ieteicams saglabāt PDF formātā, lai samazinātu pēdējā brīža satura izmaiņu varbūtību.
Strīdu situācijas
Tomēr dokumenta saskaņošana e-pastā ne vienmēr norit gludi. Praksē nereti rodas situācijas, kurās jāpierāda, ka e-pastu sarakstē tika panākta vienošanās par konkrētu līguma punkta saturu, bet dokumenta parakstītajā versijā attiecīgajam punktam ir atšķirīgs saturs. Jāņem vērā, ka, ja dokuments ticis parakstīts ar drošu elektronisko parakstu pirms atšķirību starp vienošanās punktiem e-pastā un parakstītā dokumenta versijas pamanīšanas, var būt sarežģīti pierādīt, ka parakstītā dokumenta versija neatbilst pušu gribai. Ar drošu elektronisko parakstu (un arī ar roku) parakstīts dokuments parasti tiks novērtēts kā dokuments, kurā ir pausta pušu galīgā griba.
Civilprocesa likums paredz, ka strīdus gadījumā tiesa vērtē pierādījumu attiecināmību un pieļaujamību. Tāpat saskaņā ar Civilprocesa likuma 97.pantu tiesa vērtē pierādījumus pēc savas iekšējās pārliecības, kas pamatota ar tiesas sēdē vispusīgi, pilnīgi un objektīvi pārbaudītiem pierādījumiem, vadoties no tiesiskās apziņas, kas balstīta uz loģikas likumiem, zinātnes atziņām un dzīvē gūtiem novērojumiem. Nekādiem pierādījumiem nav iepriekš noteikta spēka, kas saistītu tiesu. Līdzīgs regulējums par pierādījumu vērtēšanu ir ietverts arī Administratīvā procesa likumā. Savukārt kriminālprocesā pierādīšanas jautājumi tiek regulēti atšķirīgi, nosakot, ka kriminālprocesā iesaistītās personas kā pierādījumus var izmantot tikai ticamas, attiecināmas un pieļaujamas ziņas par faktiem.
Neatkarīgi no procesa veida e-pasta sarakste starp personām var tikt izmantota vai vērtēta kā pierādījums. Risinot strīdus gadījumu tiesā, var noderēt, piemēram, pierādījumi par to, ka abas puses e-pasta sarakstē saskaņoja kāda konkrēta līguma punkta saturu, bet iemeslu dēļ, iespējams arī vienas puses negodprātīgas rīcībās dēļ, līguma gala versija ir atšķirīga no panāktās vienošanās. Tāpat jāpatur prātā, ka jebkurā gadījumā tiesa veic pierādījumu vērtēšanu tiesas procesa laikā un dod galīgo novērtējumu pušu iesniegtajiem pierādījumiem.
Visbeidzot, Civillikuma 1.pantā noteikts, ka tiesības izlietojamas un pienākumi pildāmi pēc labas ticības. Šo tiesību pamatprincipu jāatceras arī tad, kad starp līgumslēdzējiem notiek dokumentu saskaņošanas e-pastos – šī principa ievērošana var novērst laika un citu resursu izniekošanu, risinot strīdu tiesā.