Cilvēki, kuri ikdienā pārvietojas ar transportlīdzekļiem, reti aizdomājas, cik plašas zināšanas nepieciešamas uzņēmumu vadītājiem un grāmatvežiem, lai grāmatvedības sistēmā korekti uzskaitītu degvielas iegādi un atskaitītos uzraugošajām iestādēm. Tādēļ vēlreiz par būtiskākajiem jautājumiem, kas jāņem vērā, iegādājoties un uzskaitot degvielas izmaksas!
TRANSPORTLĪDZEKĻA STATUSA NOZĪME
Komersantiem, kas savā saimnieciskajā darbībā izmanto vieglo transportlīdzekli un saskaņā ar Transportlīdzekļa ekspluatācijas nodokļa un uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokļa likumu (UVTN likums) maksā uzņēmumu vieglo transportlīdzekļu nodokli (UVTN), nepieciešams ik mēnesi veikt konkrētā transportlīdzekļa izlietotās degvielas uzskaiti.
UVTN tiek maksāts par komersanta īpašumā vai turējumā reģistrētu, no fiziskas personas patapinātu vai uz darba līguma pamata izmantotu vieglo transportlīdzekli, kas pēc savas konstrukcijas un iekšējā aprīkojuma ir paredzēts pasažieru vai viņu bagāžas pārvadāšanai, ar ne vairāk kā deviņām sēdvietām, ieskaitot vadītāja sēdvietu, un tas ir reģistrēts kā vieglais automobilis, vieglais pasažieru automobilis vai vieglais plašlietojuma automobilis. Tieši tāpat UVTN maksā par kravas automobiļiem, kas reģistrēti kā kravas furgoni, kuru pilna masa nepārsniedz 3000 kilogramus un kam nav vairāk kā trīs sēdvietu, ieskaitot vadītāja sēdvietu. Kā jau ikviens likums, an šis paredz atbrīvojumus no UVTN maksāšanas, piemēram, par operatīvajiem transporta līdzekļiem un par transportlīdzekļiem, kurus nodokļa maksātājs izmanto tikai un vienīgi savas saimnieciskās darbības vajadzībām, un ir deklarējis tos Ceļu satiksmes drošības direkcijas (CSDD) uzturētajā transportlīdzekļu un to vadītāju valsts reģistrā. Visa informācija par atvieglojumiem atrodama UVTN likuma 14.pantā.
Papildus, ikdienā iegādājoties degvielu ar vai bez uzņēmuma degvielas kartes, nepieciešams pievērst uzmanību arī Pievienotās vērtības nodokļa likumam (PVN likums) - tā 100.panta 2.daļā noteikts, ka no valsts budžetā maksājamās PVN summas kā priekšnodoklis nav atskaitāmi 50% no PVN par iegādātu, nomātu vai importētu vieglo pasažiera automobili un ar to uzturēšanu saistītām izmaksām, tostarp arī degvielas izmaksām. Tomēr jāņem vērā, ka, iegādājoties automobili un veicot PVN uzskaiti par to un ar tā uzturēšanu saistītām izmaksām, jānoskaidro, vai gadījumā automobilis neatbilst reprezentatīva automobiļa definīcijai. Ja tas ir reprezentatīvais auto, tad saskaņā ar PVN likuma 100.pantu priekšnodoklis no valsts budžetā maksājamās PVN summas nav atskaitāms.
DEGVIELA GRĀMATVEDĪBĀ
Degvielas izmaksu atspoguļošanu grāmatvedības uzskaitē jāveic saskaņā ar sabiedrības vadības apstiprināto grāmatvedības uzskaites politiku. Pirms izmaksu grāmatošanas nepieciešams izvērtēt automobiļa statusu, proti, kādam automobiļu tipam tas atbilst, un pēc tam ar degvielas iegādi saistītos izdevumus korekti jāatspoguļo grāmatvedības uzskaitē un PVN deklarācijā.
Sabiedrībai ir 2 automobiļi - viens atbilst reprezentatīva automobiļa definīcijai, otrs - nē. Sabiedrība ir noslēgusi līgumu ar degvielas tirgotāju, un mēneša beigās saņem rēķinu par iegādāto degvielu 1000 EUR apmērā bez PVN , tas ir, 1210 EUR par katru automobili.
Vieglā pasažieru automobiļa, kas nav reprezentatīvais automobilis, grāmatojumi:
D Izdevumi degvielai - 1105 EUR,
D PVN - 105 EUR,
К Norēķini ar piegādātājiem -1210 EUR. Reprezentatīvajam automobilim:
D Ar saimniecisko darbību nesaistītas izmaksas -1210 EUR,
К Norēķini ar piegādātājiem - 1210 EUR.
Papildus jāpievērš uzmanība arī tam, ka saskaņā ar Uzņēmumu ienākuma nodokļa likumu mēnešos, kad sabiedrība par automašīnu maksā UVTN vai saskaņā ar UVTN likumu ir atbrīvota no nodokļa maksāšanas, šie automobiļa (izņemot reprezentatīvo automobili) degvielas iegādes izdevumi var tikt iekļauti saimnieciskās darbības izdevumos. Šajos gadījumos degvielas iegādes izdevumu uzskaite tiek veikta, pamatojoties uz faktisko nobraukumu katrā mēnesī saskaņā ar konkrētajā sabiedrībā noteikto degvielas patēriņa normu uz 100 kilometriem, kas nepārsniedz izgatavotājrūpnīcas norādīto pilsētas cikla degvielas patēriņa normu vairāk kā par 20%.
Sabiedrībai ir vieglais pasažieru automobilis, kas nav reprezentatīvais automobilis. Tā degvielas patēriņa norma pēc izgatavotājrūpnīcas norādījumiem ir 7 l /100 km. Veicot uzskaiti, konstatēts, ka konkrētā mēneša faktiskais patēriņš ir 13 l / 100 km. Šajā gadījumā nepieciešams aprēķināt summu, par kādu mēneša patēriņš pārsniedz izgatavotājrūpnīcas norādījumus, tas ir, 8,401 /100 km (71 + 20% no 71). Tātad pārsnieguma daļa virs degvielas patēriņa normas ir 4,61 /100 km (13 - 8,40).
Piemērā aprakstītajā situācijā izdevumi par degvielas patēriņu, kas nepārsniedz 8,4 litrus, grāmatojami, atskaitot priekšnodoklī 50% no kopējās PVN summas, savukārt par pārējo daļu jeb 4,6 litriem PVN nav atskaitāms no budžetā maksājamā PVN summas, un rēķina daļa būtu jāgrāmato tāpat kā iepriekšējā piemērā par reprezentatīvā auto izmaksām.
VAI MARŠRUTA UZSKAITE IR OBLIGĀTA?
Šobrīd normatīvie akti nereglamentē kam un kādā veidā būtu nepieciešams sagatavot maršruta lapas. Konsultējoties ar Valsts ieņēmumu dienesta (VID) speciālistiem, noskaidroju, ka maršruta lapas nepieciešams sagatavot tā, lai grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par konkrēto darījumu, kā arī spēt konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei. No tā izriet, ka maršruta lapas/ ceļazīmes ar minimālu informāciju nepieciešams sagatavot par jebkuru sabiedrības transporta līdzekli, tai skaitā nomātiem automobiļiem, traktoriem un smagajām automašīnām, kā arī biedrību u.c. automobiļiem, lai nepieciešamības gadījumā tās varētu uzrādīt kontrolējošajām iestādēm.
JA NEMAKSĀ UVTN
Lai sabiedrība varētu pamatot transportlīdzekļa izmantošanu saimnieciskās darbības vajadzībām un līdz ar to arī degvielas, kas izmantota šajos braucienos, izdevumiem transportlīdzeklim, par kuru UVTN netiek maksāts (UVTN likuma 14.pantā minētajos gadījumos), jāveic detalizēta transportlīdzekļa kustības uzskaite, izmantojot maršruta kontroles sistēmu, kura spēj nodrošināt datu fiksēšanu un saglabāšanu par katru braucienu konkrētas atskaites formā, kurā būtu norādīti maršruta kontroles sistēmas ierakstu dati. Par maršruta kontroles sistēmu tiek uzskatīta iekārta, kas uztver globālās pozicionēšanas sistēmas (GPS) satelītu raidītos signālus un nosaka automobiļa koordinātas reāllaikā un vietā, un saskaņā ar Ministru kabineta noteikumiem Nr.672 “Prasības maršruta kontroles sistēmām”, nodokļa maksātājs maršruta kontroles sistēmu darbības nodrošināšanai izmanto tikai Latvijas Republikā reģistrētu pakalpojuma sniedzēju pakalpojumus. Maršruta atskaitē jāiekļauj transportlīdzekļa reģistrācijas numurs, mārkā, modelis un dzinēja darba tilpums, brauciena maršruts, datums, kā atī sākuma un beigu laiks, odometra rādījumi mēneša pirmajā un pēdējā dienā. Pieļaujamā datu nesakritība starp odometra rādījumu un maršruta kontroles sistēmā fiksētajiem nobrauktajiem kilometriem mēneša laikā ir līdz pieciem procentiem. Šādos gadījumos minētā informācija var būt atspoguļota ceļazīmēs vai arī GPS iekārtā. Sabiediības vadības pienākums ir saglabāt maršruta kontroles sistēmas ierakstu datus (izdrukas vai elektroniskā formā) saskaņā ar likumā “Par grāmatvedību” noteiktajiem termiņiem, un pēc pieprasījuma jāspēj tos uzrādīt, piemēram, VID.
Tāpēc, ja sabiednba transportlīdzekli izmanto tikai un vienīgi savas saimnieciskās darbības vajadzībām, tajā ir uzstādīta GPS iekārta un tas ir deklarēts CSDD uzturētajā transportlīdzekļu un to vadītāju valsts reģistrā, transportlīdzekļa maršrutus fiksē maršrutu kontroles sistēma, un nekas papildus vairs nav jāgatavo.
JA AUTOMOBILIS IR PATAPINĀTS
Ja automobilis tiek patapināts līdz 15 dienām mēnesī, tad par šādu automobili nav jāmaksā UVTN, bet, lai varētu pamatot tā izmantošanu saimnieciskās darbības nodrošināšanai, nepieciešams sagatavot detalizētāku maršruta lapu. Tajā vajadzētu norādīt automobiļa nobrauktos maršrutus ar konkrētu nobraukto kilometru daudzumu, odometra rādījumus, saņemot automobili no patapinātāja un nododot to atpakaļ, kā arī patērētās degvielas daudzumu. Piemēram, sabiedrība patapina automobili katra mēneša 1. un 2.datumā, kā arī 15. un 16.datumā. Kopumā mēnesī automobilis tiek patapināts četras dienas, tātad nav jāmaksā UVTN, bet, lai varētu pamatot, ka izmaksas saistītas ar saimniecisko darbību, jāsagatavo detalizēta maršruta lapa. Nepietiks ar norādi “pa Rīgu” vai “Rīga-Liepāja-Rīga”, bet jānorāda konkrētas adreses, lai var noteikt precīzu kilometru skaitu.
JA DARBINIEKA PERSONISKAIS AUTOMOBILIS
Detalizēta maršruta lapa jāsagatavo arī tad, ja darbinieks izmantojis savu personīgo automobili sabiedrības saimnieciskas darbības nodrošināšanai saskaņa ar darba li-gumu vai kādu citu dokumentu. Piemēram, darbinieks reizi gadā tiek nosūtīts komandējumā pie sabiedrības klienta no Limbažiem uz Ventspili. Darbinieka darba līgumā ir iekļauts punkts, ka viņš darba vajadzībām izmanto savu personisko automobili un sabiedrība kompensē izmaksas par izlietoto degvielu. Arī šajā gadījumā maršruta lapā jāuzrāda detalizēta informācija par maršrutu, nobraukto kilometru skaitu, izlietoto degvielu, degvielas patēriņa normu.
JA MAKSĀ UVTN
Degvielas izlietojums saimnieciskās darbības nodrošināšanai ar detalizētām maršruta lapām/ceļazīmēm nav obligāti jāpamato sabiedrībām, kas par saviem transportlīdzekļiem maksā UVTN, bet sabiedrības vadība var noteikt, ka maršruta lapas ir jāsagatavo par visiem transportlīdzekļiem, piemēram, lai varētu veikt degvielas izlietojuma analīzi, salīdzinot degvielas patēriņu konkrētos maršrutos, vai pārliecināties, ka darbinieki sabiedrības transportu neizmanto savām personiskajām vajadzībām. Sabiedrībām, kas maksā UVTN, ir svarīgi kontrolēt degvielas patēriņa normu un tās attiecību pret izgatavotājrūpnīcas noteikto normu, tāpēc šo sabiedrību maršruta lapās jābūt vismaz informācijai par odometra rādījumiem mēneša sākumā un beigās, kā arī izmantotās degvielas daudzumam, lai varētu noteikt vai ir un, ja ir, cik liels ir degvielas pārsniegums pār normu.
Avots: žurnāls iFinanses | Septembris, 2019